So verwalten Sie Bestandsakten effektiv online

Für Unternehmen mit verteilten Standorten oder Firmen, die ihren Angestellten Arbeit im Home-Office ermöglichen möchten, stellt sich die Frage, wie Unterlagen sicher ausgetauscht werden können. Eine Möglichkeit ist die Verwaltung von Bestandsakten in einer Dokumentenmanagement-Cloud. Das hat folgende

Vorteile: Verwaltung von Bestandsakten in der Cloud

  • Standortunabhängiger Zugriff

Unabhängig davon, wo sich Ihre Kollegen aufhalten, sie haben jederzeit, weltweit Zugriff. Auch Vertriebskollegen stehen die Informationen unterwegs zur Verfügung.

  • Informationen sicher mit Externen teilen

Sie können externen Personen mit einer Cloud-Lösung sicher Dateien zukommen lassen. Dazu senden Sie ihnen einen Download-Link mit einem zeitlich begrenzt gültigen Passwort zu. Die Person erhält ausschließlich auf die vorgesehenen Dokumente Zugriff. Die Datenübertragung ist verschlüsselt, so dass Ihre Daten geschützt sind.

  • Höheres Sicherheitsniveau

Cloud-Lösungen wie unser eProjectCare DMS bieten umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, die weit über das Maß hinausgehen, dass kleine und mittelständische Unternehmen selber gewährleisten können. Dazu gehören z. B. SSL/TLS-verschlüsselte Übertragung, unabhängige Penetrationstests, Virenscanner. Die Daten liegen in gespiegelten, räumlich getrennten Rechenzentrum mit täglichem Backup.

  • Transparenz

eProjectCare DMS protokolliert alle Nutzeraktivitäten revisionssicher. Auch alte Version archiviert die Cloud-Lösung. Um ein gleichzeitiges Bearbeiten zu verhindern, gibt es zudem eine Check-in/Check-out-Funktion. Sie können daher jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

  • Anbindung an eigene Systeme

Durch Schnittstellen können Sie ein Cloud-DMS direkt an Ihre weiteren Systeme anbinden. So kann z. B. der Log-In Ihrer Mitarbeiter als Single-Sign-On über Ihre IT erfolgen. Sie behalten dadurch die Kontrolle über die Benutzerverwaltung und deren Zugangsberechtigungen.

Verwaltung in der E-Akte von eProjectCare

Große homogene Datenmengen wie zum Beispiel Mieter-, Personal-, Kredit-, Projekt- oder Baudokumentations-Unterlagen mit unserem eProjectCare-Modul E-Akte effizient verwalten.

  • Individuelle, flexible Dokumenten- und Struktur-Kategorien

Die elektronische Akte ermöglicht Ihnen, Ihre Bestandsakten effizient mit Dokumenten- und Struktur-Kategorien zu ordnen. Die Kategorien können Sie dabei ganz nach Ihren Anforderungen festzulegen. Auch eine nachträgliche Änderung der Kategorien für alle Dateien ist innerhalb weniger Sekunden möglich, wenn sich Ihre Anforderungen ändern sollten.

  • Digitalisierung Papierarchiv

Sollten noch nicht alle Unterlagen in digitaler Form vorliegen, übernimmt unser Partner CDS GmbH gerne den Scan Ihrer Akten. CDS erstellt die Dateien ganz gemäß Ihren Wünschen und PMG stellt sie direkt für Sie in die E-Akte ein. So haben Sie Zeit sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

 

Leitmotive: INNOVATION, KOOPERATION, MEHRWERT!

So definiert sie der ICU e.V. – Innovative Community Unterschleißheim. Seit diesen Monat ist PMG Mitglied. Wir möchten mit unseren Verbandskollegen im Norden von München weiter wachsen und die Leitmotive mit Leben füllen. Wir freuen uns auf den Austausch und geben gerne Auskunft zu allen Fragen rund um den digitalen Informationstransfer.

Um den Wissenstransfer bemühen wir uns nicht nur lokal. Um fachlich stets auf dem aktuellen Stand zu sein, ist PMG Mitglied in weiteren Verbänden.

Um unsere Kunden bei allen Fragen rund um den Due-Diligence-Prozess Auskunft gehen zu können sind wir Mitglied im Bundesverband Mergers & Acquisitions.

Für Bau-Themen engagieren wir uns im LBI-Förderverein an der Technischen Universität München und im DGNB.

Tipps zu einem schnellen & effizienten Q&A-Prozess bei Mergers & Acquisitions

Wie laufen die Deals heute ab?

In den meisten Fällen wird im Anschluß an die Managementpräsentation der Datenraum geöffnet. In diesem virtuellen Datenraum werden den potentiellen Käufern und deren Beratern sämtliche für die Transaktion relevanten Informationen zur Verfügung gestellt.

Neben den im Datenraum zur Verfügung gestellten Informationen wird normalerweise ein Q&A-Prozess definiert, der es einem Käufer erlaubt, eine bestimmte Anzahl Fragen an die Verkäufer zu richten.

Mit der Due Diligence verfolgt ein potentieller Käufer die folgenden Ziele:

  • Informationsgewinn, sodass beide Parteien (Käufer und Verkäufer) den gleichen Kenntnisstand haben
  • Aneignung von Fakten, insbesondere Prüfung der Annahmen, die der Unternehmenstransaktion zugrunde liegen
  • Entscheidungsfindung
  • Zusatzinformationen für die Bewertung
  • Aufspüren von Themenbereichen, die in den Vertragsverhandlungen abgedeckt werden müssen
  • Aufbau einer Informationsbasis für die Integrationsplanung

Quick steps

Wie sieht ein Q&A-Prozess bei M&A- und Immobilientransaktionen aus, der schnell und effizient umgesetzt werden kann?

Auf Basis unseres Q&A-Moduls können alle Parteien völlig automatisiert und softwaregestützt den Prozess zur vertraulichen Durchführung des Frage- und Antwort-Workflows bei M&A- und Immobilientransaktionen durchführen.

Weitere Vorteile

Klassischerweise werden in einem Q&A-Prozess viel Papier, E-Mails und Exceldateien ausgetauscht. Aber ist das wirklich effizient, schnell und in Zeiten restriktiver Compliance sinnvoll?

Mit einem automatisierten Q&A-Modul erhöht man die Effizienz sofort. Und muss sich auch keine Sorgen um die Compliance machen. Ein individuell konfiguriertes Q&A-Tool ist auf die Bedürfnisse und Prozesse des Verkäufers zugeschnitten. Und Fragen und Antworten werden an die richtigen Personen weitergegeben, inklusive eines Workflows für Rechte und Freigabestufen. Dafür stehen entsprechende Rollenprofile und Funktionen zur Verfügung. Selbstverständlich sind unterschiedliche Bietergruppen vollständig voneinander getrennt. Die zentrale Nachrichtenseite, Suchfunktionen und Reports stellen den notwendigen Überblick über neue und unbeantwortete Fragen her. All das übernimmt eine leistungsstarke Lösung, sodass sich Unternehmen ausschließlich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wie sieht die richtige Reihenfolge aus?

Ein Phasenplan in 5 Schritten

Erst mit einem perfekt strukturierten Datenraum und einem inkludiertem Q&A-Modul kann die Abwicklung verbessert und die Transaktionszeit verkürzt werden. Durch hinterlegte Benutzer und zugeordnete Verantwortlichkeiten gehören lange Prozesse zur Entscheidungsfindung und das Suchen von Daten während einer Due Diligence der Vergangenheit an.

Innerhalb dieser intensiven Phase, die meist zwischen 2 und 8 Wochen dauert, kann mit einem leistungsstarken Q&A-Tool strukturiert und effektiv gearbeitet werden. So können beispielsweise tausende Fragen systematisch bearbeitet werden, indem die verantwortlichen Projektmanager zu jeder Zeit den Überblick behalten, einzelne Stati abrufen und zeitliche Verzögerungen der einzelnen Teams transparent machen und lenkend eingreifen.

Dabei kann es vorkommen, dass auf Basis der gestellten und beantworteten Fragen zusätzliche Dokumente hochgeladen oder eine Aktualisierung der Inhalte vorgenommen wird. So verändert sich mitunter die Struktur ganzer Verzeichnisse innerhalb einer Transaktion.

Abschliessend werden alle im M&A-Prozess generierten Fragen & Antworten pro Bieter- oder Interessentengruppe zusammengefasst. Für den Käufer wird die vollständige Dokumentation des gesamten Q&A-Prozesses auf Datenträgern (Festplatte/DVD) dokumentiert. Ein lückenloses und komplettiertes Reporting sollte zwingender Bestandteil des Kaufvertrages sein (Sales and Purchase Agreement).

Folgende Vorteile haben Sie mit dem PMG Q&A-Modul:

  • Vollständige Kontrolle über den gesamten Q&A-Prozess. Eine zentrale Übersicht bietet allen Parteien die notwendige Transparenz, egal ob Bieter, Q&A-Koordinator oder Experte
  • Bieter können Fragen priorisieren, wobei Sie für jede Prioritätsstufe eigene Fragenlimits definieren können
  • Anhand von definierten Kategorien können Fragen direkt an die entsprechenden Experten weitergeleitet werden
  • Einfaches Diskussionsinstrument für Fragen, noch bevor diese an den jeweiligen Bieter veröffentlicht werden

 Fazit: Wenn Sie die Punkte zu Einrichtung, Durchführung, Controlling, Aktualisierung und Protokollierung einhalten, dann steht einem effizienten und revisionssicheren Q&A-Prozess nichts mehr im Wege!

Willkommen auf dem PMG-Blog!

Lieber Leser, 

nackte Tatsachen, berauschende Mittel und enthusiastische Hymnen: In diesem Blog finden Sie ab sofort die ungeschminkte Wahrheit über Cloud Computing, berauschende Details zu einfacher Zusammenarbeit und wir stimmen Sie auf Datenraum- und Projektraum-Lösungen ein. Wir begleiten Sie auf dem Weg durch den Informationsdschungel und finden für Sie die wichtigsten Fakten.

Genug der Phrasen: In unserem Blog informieren wir Sie sachlich und kompakt über die wichtigsten Trends, damit Sie effizient Entscheidungen treffen können. Darüber hinaus geben wir Ihnen Einblicke in unser Unternehmen PMG und informieren Sie natürlich auch über Aktuelles aus unserem Hause.

Wer bloggt da überhaupt?

Wir – die PMG Projektraum Management GmbH – sind ein Softwarehersteller aus München. Unser Ziel ist es, unsere Kunden mit intuitiv zu bedienenden Dokumentenmanagement-Lösungen auf Cloud-Basis bei der einfachen firmenübergreifenden Zusammenarbeit zu unterstützten. Es vertrauen schon mehrere Tausend Nutzer auf unsere eProjectCare-Produktfamilie. Sie besteht aus eProjectCare Datenraum, eProjectCare Projektraum und eProjectCare DMS. Zu unseren Kunden gehören namhafte Investoren, Immobilienunternehmen, Versicherungen, Projektentwickler und Planungsbüros. Weitere Informationen zu unserem Unternehmen finden Sie auch auf unserer Website www.pmgnet.de.

Ihre Vorschläge und Anregungen sind gefragt!

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Ihr PMG-Team