Virtuelle Datenräume: Gehen Sie beim Risikokapital auf Nummer sicher

Deutschland erlebt in dieser zweiten Dekade des 21. Jahrhunderts einen erneuten Gründungs-Boom. Vor allem das Thema Digitalisierung von Geschäftsprozessen bzw. ganzer Industrien zieht sich wie ein roter Faden durch die Reihen der Startups in Berlin, München oder Köln. Und anders als noch beim ersten Internet-Hype um die Jahrtausendwende geht es jetzt bei der Unternehmensbewertung nicht mehr nur um die coolste oder ausgefallenste Idee – Kunden, Umsätze, Gewinne egal, Hauptsache der Hype stimmt! –, sondern um schnöde, nüchterne betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Die scheinen bei den Investoren prinzipiell gut anzukommen, flossen doch hierzulande alleine in den letzten vier Jahren über zehn Milliarden US-Dollar Risikokapital in junge Unternehmen.

Gut 1.600 Deals wurden in diesem Zeitraum abgewickelt, d. h. 1.600-mal klopften ganze Heerscharen von Investment Bankern, Anwälten, Wirtschaftsprüfern, IT- und Datenschutzexperten die kapitalsuchenden Startups auf Herz und Nieren ab und führten dabei jeweils eine so genannte Due Diligence durch. Dieser Prozess kann sich je nach Unternehmensgröße, Markt- bzw. Investitionsvolumen (Serie-A-, -B- oder -C-Runde) und handelnden Personen in die Länge ziehen und somit durchaus eine sehr hohe Komplexität erreichen.

Beispiel Serie-C-Finanzierung eines Münchner Unternehmens. Der Geschäftsführer:

„Wir haben zwei Monate lang vor potenziellen Investoren präsentiert und uns anschließend für unseren Favoriten entschieden. Die anschließende Due Diligence (DD) nahm weitere drei Monate in Anspruch, so dass wir zusammengenommen auf einen Zeitraum von rund fünf Monaten kommen. Es gab unterschiedliche Prüfphasen, beginnend mit der so genannten Commercial DD, also der Frage, ob unser Unternehmen tatsächlich die vom Management behauptete Zukunftssicherheit besitzt. Es folgten die legal DD mit einer umfassenden Überprüfung unserer Verträge sowie unserer rechtlichen Struktur und die Human Resources DD bezüglich der Frage, ob unser Team in der Lage ist, unser rapides Wachstum zu bewältigen. Im Rahmen der Customer DD wurde in zahlreichen Referenzanrufen das Zufriedenheitsniveau unserer Kunden ermittelt. Last but not least, gab es natürlich auch eine sehr intensive Datenschutz DD. Es wurde überprüft, ob wir auch tatsächlich alle Maßnahmen ergriffen haben, um in puncto Kundendaten sämtliche datenschutzrechtliche Erfordernisse einzuhalten. Weil wir sogar einen fest angestellten Datenschutzbeauftragten haben, der nicht kündbar ist, haben wir in diesem Punkt besonders gut abgeschnitten.“

Es wird auf den ersten Blick klar, dass im Rahmen der Finanzierungsrunde sowohl bei der Unternehmenspräsentation als auch entlang der Due Diligence hoch sensible Unternehmens, Mitarbeiter- und Kundendaten vor einer Vielzahl (potenzieller) Investoren ausgebreitet und zugänglich gemacht werden müssen. Zur Sicherstellung, dass nur berechtigte Parteien Einsicht in das Projekt bzw. die damit verbundenen Daten erhalten, hat sich im Laufe der letzten Jahre zunehmend die Einrichtung eines hoch sicheren virtuellen Datenraums bewährt.

Ein Datenraum schützt zunächst ganz grundsätzlich bei geschäftskritischem Datenaustausch die Dateien vor unbefugtem Zugriff. Das ist besonders wichtig, wenn man – wie im Falle einer Finanzierungsrunde – Dokumente mit Dritten zur Information oder Abstimmung austauscht. Diese sollten natürlich auf keinen Fall einfach unverschlüsselt per E-Mail versendet werden. Am besten vor ungewolltem Zugriff Unbefugter schützt der besagte Datenraum: Die Kommunikation, die Erstellung neuer Dokumente und der Up- und Download sind z. B. beim PMG Datenraum von PMG SSL-verschlüsselt. Die SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer) ist ein hybrides Verschlüsselungsprotokoll und dient der sicheren Übertragung von Daten und Dokumenten im Internet. Auf Dateien im virtuellen Datenraum erhalten zudem nur autorisierte Personen Zugriff.

Das Software-as-a-Service-Angebot (SaaS) von PMG steht den Nutzern für einen schnellen Start innerhalb weniger Stunden zur Verfügung. Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht effizientes Arbeiten. Alle Benutzer haben Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Dokumente. Das Rechtemanagement stellt jedem Benutzer eigene Daten zur Verfügung. Sämtliche Daten können selbstverständlich weltweit eingesehen und verarbeitet werden. Damit lassen sich bei hoher Datensicherheit auch internationale Bieter ansprechen, wodurch der Verkäufer einen deutlich breiteren Kreis potenzieller Investoren erreicht und ggf. höhere Preise erzielen kann. Wenn Mitwirkende neue Dokumente einstellen, sorgen automatische Informations-E-Mails dafür, dass alle den gleichen Informationsstand haben. Im gleichen Zug wird auch Transparenz geschaffen und man weiß, wer wann welche Dokumente eingesehen hat. Optional lässt sich zudem der gesamte projektbezogene E-Mail-Verkehr über die Plattform der PMG abwickeln, damit wichtige Informationen an zentraler Stelle archiviert sind. Im virtuellen Datenraum fallen ggf. viele Terabytes an Daten an; diese werden übersichtlicher geordnet, für ein effizienteres, schnelleres und kostengünstigeres Arbeiten.

Entscheidend für die Sicherheit der Daten ist natürlich auch, in welchem Land die Server stehen, auf denen die vertraulichen Daten gespeichert werden, da die gesetzlichen Datenschutzrichtlinien stark variieren. An dieser Stelle geht PMG keine Kompromisse ein: Sämtliche Daten liegen in deutschen Rechenzentren, und sämtliche Leistungen erfolgen nach dem strengem deutschen Datenschutzrecht.

 

Fazit
Der PMG Datenraum der PMG Projektraum Management GmbH unterstützt alle beteiligten Parteien bei Firmenübernahmen und –fusionen (Merger & Acquisitions), Due-Diligence-Prozessen, aber genauso auch bei gewerblichen Immobilienverkäufen, Joint Ventures, Lizenzierungen, Börsengängen, Rechtsstreitigkeiten, Schiedsverfahren, Gremienkommunikation oder Forschungs- und Entwicklungsprojekten. Weitere Infos zum PMG Datenraum gibt’s hier: http://www.pmgnet.de/produkte/datenaustausch-eprojectcare-datenraum.
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Künstliche Intelligenz im Bereich Real Estate

Laut dem Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH, Patrick Reininger, wird die künstliche Intelligenz die milliardenschwere Real Estate-Branche mittelfristig nachhaltig verändern und zu deutlichen Effizienzsteigerungen führen. Sei es die automatische Datenablage, die Prüfung der Vollständigkeit der Daten, Gewinnung von relevanten Inhalten mittels semantischen Verfahren oder die Anzeige von Risiken in Due Diligence-Prüfungen Die künstliche Intelligenz in Kombination mit der zunehmende Prozess-Automatisierung verkürzt Bearbeitungszeiten und senkt Kosten. Außerdem werden durch Menschen verursachte Fehler ebenfalls auf ein Minimum reduziert.

 

Viele andere Branchen haben sich in den letzten Jahren in vier Evolutionsstufen weiter entwickelt, so auch der Bereich Real Estate. Nach Digitalisierung, Dokumentenmanagement-Systemen sowie regelbasierten Prozessen und Workflows ist künstliche Intelligenz jetzt ein neuer signifikanter Wertschöpfungsfaktor. Am Beispiel der US-Bank JP Morgan kann heute schon aufgezeigt werden, wie durch Künstliche Intelligenz (KI) und damit einhergehende Automatisierungsprozesse bei der nervenaufreibenden Prüfung von Kreditanträgen pro Jahr 360.000 Arbeitsstunden einspart werden.

Künstliche Intelligenz lässt sich in der Real Estate Branche für automatische Ablagen einsetzen, z.B. mittels Kategorisierung vorhandener Dokumente. Auch bei der Prüfung von Vollständigkeiten leistet „machine learning“ wertvolle Unterstützung. Hierbei wird auf der Basis eines Dokumenten-Index geprüft, ob zu jeder Dokumentenart mindestens ein Ergebnisdokument vorliegt. Außerdem lassen sich redundante Dokumente ermitteln und einfach eliminieren. In der Kategorie Abhängigkeiten ermittelt die künstliche Intelligenz, ob alle zu einem Dokumentenkorpus gehörenden Dateien auch tatsächlich vorliegen. Zudem werden alle abhängigen Dokumente automatisch ermittelt, was bei der Aufdeckung von monetären oder Haftungsrisiken helfen soll.

Ergebnis ist z.B. ein Hinweis auf unzureichende Dokumentation für eine Baugenehmigung. Mit dem Einsatz der künstlichen Intelligenz werden alle Zusammenhänge als Netzwerk dargestellt. Das macht die Betreiberhaftungsrisiken transparent und ist somit ein gewaltiger Mehrwert für den Anwender.

Im Bereich semantisch relevante Inhalte ermittelt die künstliche Intelligenz spezifische Werte bzw. Attribute aus den Dokumenten wie z.B. Gewährleistungsfristen, Vertragsparteien, Mieternamen oder Objektdaten. Hierbei unterscheiden sich die zu ermittelnden Werte nach Kategorie bzw. Klasse. Beim Eintreten bestimmter Ereignisse werden automatisch Erinnerungen versandt.

Im Rahmen der Due Diligence werden alle Dokumente im Datenraum geprüft und die Dateien in eine Data Request List bzw. Due Diligence Checklist strukturiert. Alles Irrrelevante wird dabei sofort aussortiert. Hierbei werden potenzielle Risiken aufgezeigt und auf Unregelmäßigkeiten im Datenbestand hingewiesen. Mittels maschinellem Lernen lassen sich Dokumenterfassungen konsolidieren. Somit wird der letzte Stand mit allen Änderungen gezeigt. Außerdem werden Zusammenhänge zu internen und externen Dokumenten sowie zu Gesetzen und Rechtsprechungen erkannt. Dadurch nimmt das Volumen an manuellen Recherchen und Prüfungen ab und gleichzeitig steigt der Erkenntnisgewinn. Mit linguistischer bzw. semantischer Unterstützung wird die Suche präziser und die Ergebnisse sind gegenüber der Suche in virtuellen Datenräumen signifikant besser.

 

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